浙江省文化厅公文处理若干规定
2005-11-01 15:33:59
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浙江省文化厅关于印发《浙江省文化厅公文处理若干规定》的通知
浙文办〔2005〕57号
厅机关各处室、厅属各单位：
为进一步做好省文化厅机关公文处理工作，提高办文质量，促进公文处理工作规范化、制度化，根据《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》和浙江省人民政府《关于贯彻执行<国家行政机关公文处理办法>的意见》，特制订《浙江省文化厅公文处理若干规定》，自即日起施行。工作中有何意见，请及时告知省文化厅办公室。
附件:相关参考资料
二00五年十一月一日
浙江省文化厅公文处理若干规定
（2005年11月1日起施行）
一、 总 则
（一）为使浙江省文化厅公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理质量和效率，根据《国务院关于公布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》（国发[2000]23号）、国家质量技术监督局发布“中华人民共和国国家标准”《国家行政机关公文格式》和浙江省人民政府《关于贯彻执行〈国家行政机关公文处理办法〉的意见》，结合本厅实际，制定本规定。
（二）行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
（三）公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
（四）公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、规范、安全。
（五）公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
（六）省文化厅办公室主管厅机关公文处理工作，并指导各市、县（市、区）文化行政部门和厅属单位的公文处理工作。
二、公文种类及使用范围
（七）省文化厅机关公文种类及使用范围如下：
1.决定：适用于对重要事项做出决策，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
2.公告：适用于向国内外宣传重要文化工作事项或法定事项。
3.通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。
4.通知：适用于下列事项：
（1）依照法律、行政法规和部门规章，印发有关规定；
（2）要求厅属单位和各地文化行政部门办理、周知或者执行的事项；
（3）转发上级机关、同级机关及不相隶属机关的文件，批转下级机关的文件；
（4）任命、免去职务。
5.通报：适用于向厅属单位和各地文化行政部门等介绍具有普遍意义的事项和经验、教训，表扬或者批评典型事例，传达重要精神或者重要情况。
6.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复查询、请求备案的事项。
7.请示：适用于向上级机关请求指示或者批准的事项。
8.批复：适用于下列事项：
（1）省文化厅答复厅属单位和各市、县（市、区）文化行政部门的请示；
（2）省文化厅答复由省文化厅业务主管的全省性社会团体的请示；
（3）根据职权范围，省文化厅答复有关单位的请示。
9.意见：适用于对有关重要问题陈述看法、作出安排、提出见解和处理办法。
“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关对下级机关报送的“意见”应作出处理或给予答复；作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应当遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行；作为平行文，提出的意见供对方参考。
10.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问或答复有关问题、请求批准和答复审批事项；告知不相隶属的机关、团体、单位有关事项等。
11.会议纪要：适用于记载、传达有关会议情况和议定事项。
三、公文格式
（八）公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程序、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
1.涉及党和国家秘密的公文应当按照国家有关保密规定标明秘密等级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号；未标明保密期限的，按照《国家秘密保密期限的规定》（国家保密局1990年第2号令）执行。
2.紧急公文应当根据紧急程序分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
3.发文机关标识由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”组成；行政机关之间联合行文，主办机关排列在前，标注主办机关的发文字号。
4.发文字号应当包括机关代字、年份、序号。省文化厅发文字号执行统一的编写规则。
5.上报的“请示”、“报告”等上行文，应当在首页标注签发人姓名。其中，“请示”、“意见”（上行文）应当在附注处注明联系人的姓名和电话；商请有关部门同意会签后的上行文，应当标注有关部门会签人姓名。
6.公文标题一般应当标明发文机关名称，要准确简要地概括公文的主要内容并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
7.主送机关指公文主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
8.公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称，其名称应当与附后的材料名称一致。
9.公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖机关印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
10.成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
11.公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注，其位置在成文日期和印章之下、版记之上，空一行后另起一行空两格标注。
12.公文应当标注主题词。上报公文应当按照《浙江省人民政府公文主题词表》标注主题词，主题词表中没有但确需标出的，在词右边加“△”符号。
13.抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关一般按党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院、群众团体、民主党派、事业单位、企业单位的顺序排列。
14.当公文排版后所剩空白处不能留下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
15.版记应标注在公文的最后一面，版记的最后一个要素置于最后一面的最后一行。
16.附件的特殊规定：
（1）批转或转发公文标题（完整表述时）与附件说明不要重复；
（2）附件如有版记，公文也应标识自己的版记，但应置于附件之后。通常附件的版记可以删去；
（3）附件与主件装订在一起时，版记应置于公文最后一面最下文的规定位置；
（4）附件与主件不装订在一起时，应在附件首页的左上角标上主件的发文字号和附件的顺序号。
（九）公文中各组成部分的标识规则参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
（十）省文化厅公文版式按公文性质、内容及其重要程度，分为以下六种：
1.“中共浙江省文化厅党组文件”版式，适用于以省文化厅党组名义发文，以“浙文党”的形式编写发文字号。
2.“浙江省文化厅文件”版式，适用于以省文化厅名义发出“请示”、“意见”、“报告”以及其他重要发文，根据行文关系，分别以“浙文”加处室代号的形式编写发文字号。
3.“浙江省文化厅办公室文件”版式，适用于以省文化厅办公室名义的发文，以“浙文办”的形式编写发文字号。
4.浙江省文化厅办公室抄告单，适用于省文化厅对具体事务性工作的简复。
5.“浙江省文化厅”版式，适用于以省文化厅处室名义发送的具体事务性函件，一般不编写发文字号。
6.“浙江省文化厅党组会议纪要”、“浙江省文化厅厅长办公会议纪要”和“浙江省文化厅专题会议纪要”版式，以召开的实际会议次序编“浙文厅会”号。
四、行文规则
（十一）行文应当确有必要，注重效用，坚持规范、精炼。
（十二）行文关系应按照隶属关系和职权范围确定。
（十三）行文一般不得越级，应当逐级上报，逐级下达。因特殊情况必须越级行文时，应当抄报、抄送被越过的机关。
（十四）省文化厅、省文化厅办公室可以向各市、县（市、区）文化局、厅属各单位和文化厅业务主管的全省性社会团体行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，省文化厅（办公室）一般不以“文件”形式向各市、县（区）人民政府（办公厅、室）正式行文。
（十五）省文化厅如需以“文件”形式向各市、县（市、区）人民政府行文，应当报请省人民政府批转或由省人民政府办公厅转发；因特殊情况确需行文时，应当报请省人民政府批准，并在文中注明经省人民政府同意。
（十六）省文化厅处室除办公室外，不得制发文件，也不得代厅审批下达一些应该以厅名义审批下达的事项；与相应的其他机关进行一般性业务工作联系，确需行文时，只能以“函”的形式行文。
“函”的形式是指公文格式中区别于“浙江省文化厅文件”格式的“浙江省文化厅”公文格式。
厅机关各处室以厅办公室名义行文，其相应的职责不变。
（十七）联合行文应当明确主办部门，注意机关级别对应。省文化厅（办公室）可以会同省有关部门、各市人民政府（办公室）联合行文，也可以会同党委有关部门、军队机关、省级人民团体以及其他具有行政职能的事业单位（办公室）联合行文。
行政机关联合行文，主办机关排列在前；行政机关与其他机关、团体联合行文，按照党委机关、人大机关、政府机关、政协机关、军队机关、法院、检察院、人民团体的顺序排列。
联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。
只盖一个印章的单一机关发文，成文日期之上的落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，成文日期横向距 离右空4字，纵向距离依印章的大小而定，其标准为印章加盖在成文日期之上，上距正文1行之内。
两个单位联合行文，不署行文单位名称，将成文日期拉开，左右各空7字，主办单位印章在左，两个印章均压成文日期，相距不超过3毫米。三个以上单位联合行文，上行时，行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上，印章每排最多3个，最后1排的1个或2个印章，应居中排布，成文日期标识在最后1排印章之下空1行的位置，右空2个字，只采用一种加盖印章方式，每排印章的中心线对齐。
（十八）省文化厅向各地文化局或者文化系统各单位下发具有政策和普遍指导意义的文件，涉及其他部门职能的事项应当协商一致，重要行文应同时抄送有关上级机关。
（十九）“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“报告”和“请示”要分开，“报告”中不得夹带“请示”事项。
（二十）除上级机关负责人直接交办的事项外，一般不以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”（上行文）和“报告”。
五、公文审批权限
（二十一）以省文化厅、省文化厅党组名义向上级机关请示、报告重要事项，提出重要意见，分别由厅长、党组书记或副书记签发。一般事项的“请示”、“意见”（上行文）和“报告”，由厅长授权的其他副厅长签发。
向省委、省政府请示的文件，按要求需由党组书记、厅长签发，其不在时，委托分管副书记、副厅长或党组成员签发，但需随文附注主要领导不在的理由。
（二十二）以省文化厅名义向下级、平级及其它不相隶属的机关单位发出的政策性或内容重要且涉及面广的公文，原则上也应由厅长签发。如公文内容只涉及一般事项，由分管副厅长签发。分管副厅长认为需经厅长审定、签发时，应另加签注。
（二十三）需经厅长签发的公文，在厅长外出期间，由授权负责主持工作的副厅长签发。分管副厅长外出期间，按厅领导排列顺序，由其他厅领导签发。
（二十四）以省文化厅办公室名义发出的涉及重要事项的公文，由分管办公室工作的厅长或副厅长签发；一般性函件，由办公室主任或副主任签发。处室的一般性函件，由处长或副处长签发。
（二十五）审签发文稿时，签发人应在发文稿纸的“签发”栏内签发，并签署姓名，注明签发日期，不要以划圈代替签发；受理会签，按上述签发权限由会签人在发文稿纸的“会签”栏内签署姓名并注明会签日期。
审批公文时，主批人应当明确签署意见并注明姓名和日期，其他审批人圈阅视为同意。
六、收文办理
（二十六）收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。报送省文化厅的各类公文由办公室归口受理。
（二十七）凡署名送达省文化厅和省文化厅办公室的公文函件，由厅办公室文秘人员拆封、登记；凡署名送给厅党组的函件，由厅机要秘书拆封、登记；凡署名送给处室的公文函件，由处室拆封、登记。
厅领导直接收到的公文函件，如果需要以机关名义答复、办理的，应批交办公室登记后转有关处室办理。一般不以个人名义接收公文。
（二十八）收到需要办理的公文，厅办公室应当进行审核。审核重点是：来文是否需由省文化厅办理，按照省文化厅的职权范围和隶属关系是否符合行文规则，内容是否符合国家法律、法规及其有关规定，涉及有关部门或地区的事项是否已协商、会签，文种使用、公文格式是否规范。审核过程中，厅办公室应当及时与拟承办处室沟通情况。
（二十九）经审核，对符合本办法规定的收文，厅办公室应根据各处室的职能分工及时提出拟办意见，按照归口交办的原则进行注办、注阅。
1.对某些情况复杂、事项重大或难以明确归口的收文，厅办公室事先应当与有关处室联系洽商后提出拟办意见；
2.收到上级机关下发或者交办的文件，由厅办公室提出拟办意见，送请厅领导批示后交有关处室办理；
3.需要两个以上处室办理的，应当明确主办处室；
4.有时限要求的紧急公文，分办时应当明确办理时限。
（三十）对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回来文单位并说明理由。
（三十一） 各处室对经厅领导、厅办公室批办的收文，要抓紧办理，不得延误、推诿，不得迟办、漏办。
有关处室如认为不属本处室职责范围的，应说明理由并提出建议，在分办后的2个工作日内及时退回厅办公室重新注办，不得积压。
（三十二）需要办理的收文，承办处室负责人要按照厅办公室的注办意见，对来文中提出需要处理的问题，拟定初步处理意见，交具体承办人办理。
（三十三）对厅办公室注阅的收文，如需厅领导或处室传阅的，有关领导和处室要及时传阅。厅领导和有关处室阅完文件后，应注明阅件人及阅件时间，以便备查。阅件不得横传，避免漏传、误传。
七、发文办理
（三十四）发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
（三十五）承办人（拟稿人）要从发文机关或联合发文机关的角度和立场，草拟完整得体的答复意见并准确录入在“发文拟稿单”上。如果主送机关、抄送机关、附件分别为两个或两个以上，应将其名称按规范要求依次排列。
（三十六）草拟公文应当做到：
1.符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，体例规范、条理分明，语句通顺、字词规范、标点正确，篇幅力求简短。
3.公文的种类应当根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定。
4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
6.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
7.应当使用国家法定计量单位。
8.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
9.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
10.公文中的标题用2号宋体字加粗，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。正文用3号仿宋体字，一般每面排23行，每行28个字。
（三十七）承办人（拟稿人）、主办处室负责人、厅办公室核稿人，均应按程序分别在“发文拟稿单”相应栏目中亲笔签署姓名及其日期。
（三十八）各处室要高度重视公文核签工作。在审理公文时，要切实负责，既不失职，又不越权，严格审核，认真把关，按规范要求明确签署审核意见，切忌流于形式。经处室负责人审阅过的发文稿，应当符合本办法的规定，做到政策依据充分、建议措施可行、表态意见适度、处置方案得当以及文字与格式规范。
（三十九）拟制公文，对涉及其他处室职权范围内的事项，主办处室应主动与有关处室会签。
（四十）会办处室收到公文后，由处室负责人审核会签。
在会办过程中，“会办”栏内的单位级别应当对应。如会签单位涉及到处室的，由会办处室负责人在“会办”栏中会签；如涉及厅外有关部门会签的，会签栏应留出位置由该部门负责人签署意见。
（四十一）会签如有分歧，主办处室的主要负责人应当出面协调；仍不能取得一致时，主办处室与有关处室应列出各方理据后报主管厅领导协调或裁定。
（四十二）公文在送厅领导签发前，厅办公室要认真对公文处理程序和“发文拟稿单”进行全面审核。如发现承办处室草拟的公文不符合有关规定，厅办公室应将整套材料退回承办处室研究修改。
（四十三）厅办公室重点审核下列事项：是否确需行文；行文方式是否妥当，是否符合行文规则；审理程序是否完备，审批依据是否恰当，内容同已有的规定是否矛盾；提出的要求和措施是否可行；涉及其它部门的问题是否已经协商；表达发文机关的意图是否清楚准确，叙述是否通顺简要；公文格式和拟制公文要求是否符合本办法的规定；措词用字以及标点符号是否规范等。
（四十四）凡送厅领导审签的公文，必须经厅办公室审核后统一报送;除特殊情况外,不允许在未经办公室审核前直送厅领导。
厅领导审定并签发“发文稿”后，整套材料退回厅办公室；如领导未予签发，需批注有关意见，退回厅办公室按要求办理。
（四十五）公文承办和审核过程中填写的“发文拟稿单”以及其他有关材料，应完整参与运转。不得将记录承办程序、具体时间、审阅意见的凭据随意涂改或抽取撤销。
（四十六）商请厅外部门会签，应按程序报送厅领导在“发文拟稿单”的“签发”栏内审签，由承办处室商有关部门会签。
有关部门送文化厅会签的发文稿，由厅办公室提出拟办意见，并经有关处室负责人审核后报请厅领导会签。
（四十七）所有以省文化厅、省文化厅党组、省文化厅办公室名义的发文，按规定权限签发后，统一由厅办公室负责编号及加盖公章。
八、 公文运转和督办
（四十八）公文运转顺序依照公文承办程序确定。公文运转秩序，由厅办公室组织指导。凡报送厅领导审批、审阅的各类公文，由厅办公室统一归口呈送、转退。
（四十九）公文的传送，由厅办公室和处室内勤人员按程序传递签收，每道运转环节必须具体记录公文去向。严禁将公文交给申报单位人员直接持件要求厅领导审签。
（五十）在公文运转过程中，必须加盖公文“流水”印章，严格履行登记、签收手续，做到有据可查，责任分明。
签收文件，要签注收件人姓名和具体日期。
（五十一）需要送出特急件、急件（包括送印、发件、送核、报批以及传阅），要按规定加盖急件印戳，及时送达。
（五十二）厅办公室严格执行督促检查制度。厅办公室应根据缓急程度、承办时限要求，适时填发“省文化厅督（催）办通知单”，对承办情况进行督促检查。处室经管文件的同志，要经常检查文件运转情况，及时催办。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
（五十三）紧急文件要随到随办，特急件当日办复，急件3个工作日内办复；有规定时限的，承办处室应当按照规定时限办妥，确有困难的应当在规定时限前向厅办公室说明情况。厅领导交办事项必须在5个工作日内办复。对没有明确规定办理时限的公文要求如下：一般办件应在5个工作日内办复；如情况比较复杂，需要承办处室与有关部门协商办理的，应在7个工作日内办复；会签文件应当在3个工作日内办复。超过10个工作日仍不能办妥报批的，承办处室应书面说明情况和原因。
九、公文校印和发送
（五十四）公文正式印制前，厅办公室应当进行复核。复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一规范等。
（五十五）经复核需对文稿作一般性改动的，报请厅办公室负责人审定；如有实质性改动的，应按程序复审。
（五十六）复核后，将公文及电子文本发送文印部门印制。紧急公文要及时校对、印制。公文印制应当工整端庄，按规定格式和工序排印，做到及时、规范、安全。
（五十七）公文由承办处室终校。校对人员要严格通校文字、标点及公文格式，做到准确无误,并在“发文拟稿单”上签署自己姓名及终校日期。
（五十八）公文应当加盖印章。厅办公室要按照规定的公文签发权限和公文主送、抄送（抄报）、存档需要份数严格盖印。签发手续不完备或不符合规定格式、印制质量要求和多余份数的，不得盖印。
（五十九）为便于公文立卷归档备查，所有发文（包括附件）由办公室留存3份，主办处室留存1份，会办处室留存1份，重要发文报送厅领导。
发出“请示”、“意见”、“报告”，要按规定份数报送。主送省政府的请示、报告、意见一般报送15份，需省政府常务会议、省长办公会议审议的需报送35份。
（六十）封发公文要做到准确安全。书写信封要清晰、规范，收件单位名称应分别与公文的“主送”、“抄送”单位名称一致，不得将主送、抄送机关的所属职能部门作为收件单位。
通过传真机发出公文，必须确保安全，应核实收件单位传真电话号码和收件人。
（六十一）发急件、特急件或限时送到的文件，要标明具体送达时间。
十、公文用纸及使用规定
（六十二）公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm）,左侧装订,装订区内不得书写。
十一、公 文 归 档
（六十三）公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》及《浙江省文化厅机关档案管理办法》等有关规定，由承办处室按照公文相互联系、特征和保存价值等及时将文件及其有关材料收集完整并整理（立卷）后，交厅办公室统一编写文书处理号，按永久、长期、短期保存的不同要求分别填写案卷目录。要保证归档公文能够正确反映各处室的主要工作情况，便于保管和利用。个人不得保存应当归档的公文。
（六十四）公文案卷必须达到质量标准，收录齐全完整，分类规范。联合办理的公文，原件由主办处室负责立卷，会办单位保存复制件存档。
各处室应于每年6月底前将上一年度应归档的公文案卷材料移交厅档案室。
（六十五）没有存档和备查价值的文书材料，由厅办公室鉴别后按规定核销，由机要室定期组织销毁。
（六十六）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
十二、公 文 管 理
（六十七）省文化厅公文由厅办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。
（六十八）上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经厅办公室负责人批准后，可以翻印、复制。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
（六十九）公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖省文化厅复印证明章。
（七十）公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
销毁涉密公文应当严格履行登记手续，到指定场所由２人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
（七十一）因工作需要，单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交厅档案室。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照规定移交、清退。
（七十二）密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
十三、附则
（七十三）省文化厅机关各部门要结合实际，努力提高公文处理的质量和效率。
厅属各单位要参照本规定完善本单位的各项公文管理制度。
（七十四）本规定由省文化厅办公室负责解释。
（七十五）本规定自2005年11月1日起施行。2002年1日12日施行的《浙江省文化厅公文处理若干规定》同时废止。
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